„Manchmal habe ich mich gefragt, ob ich als Email-Leser eingestellt worden bin, anstatt als Bankberater. Kaum ist mein Email-Postkasten leer, fliegen schon wieder 20 neue Mails aus den verschiedenen Abteilungen unserer Bank hinein. Die meisten gehen mich gar nichts an. Das erkenne ich jedoch oft erst, nachdem ich sie gelesen und versucht habe, sie zu verstehen. Was kann ich nur dagegen tun?“ Mit diesem Wunsch kam Joachim M. ins Coaching und wünschte sich ein paar Spielregeln im Umgang mit Emails.

Schwer fiel ihm zu erkennen, dass nicht nur die Kolleginnen und Kollegen und seine Chefs ihm zu viele Emails schicken, sondern dass er selbst zu seiner täglichen Email-Flut beiträgt. Anstatt immer sofort nachzuschauen, wer ihm eine jetzt wieder eine Email schickt, wenn der Email-Signalton erklingt, hat er diesen ausgeschaltet und liest jetzt nur noch drei Mal am Tag zu bestimmten und von ihm festgelegten Zeiten seine Mails. „Bei ganz dringenden Fragen haben die Kolleginnen und Kollegen inzwischen gelernt, dass sie mich besser anrufen. Mit dem Vorzug, dass wir die meisten Probleme mit weitaus weniger Zeitaufwand lösen können.“

Bei jeder Mail prüft er genau und in Ruhe, für wen sie wirklich relevant ist. „Ich benutze den cc-Befehl kaum noch und nur noch sehr selektiv. Ich erspare mir dadurch viele Rückfragen.“ Auf seine Anregung hin wurden Rundmails an alle Mitarbeiter in seiner Bank fast vollständig aufgegeben. Generelle Informationen für alle wie der Urlaubsplan oder die neuen Regelungen zur Arbeitszeit hängen jetzt am virtuellen Schwarzen Brett im Intranet. Gute Erfahrungen hat Joachim M. mit der Betreff-Zeile gemacht. Seitdem er mit wenigen Worten dem Empfänger signalisiert, worum es ihm in seiner Email geht und oft auch, bis wann er um eine Antwort bittet, bekommt er die Antworten schneller und erspart sich erneute Nachfragen. Konsequent beibehalten hat er seinen höflichen Umgangston mit persönlicher Anrede und freundlichem Gruß. „Noch übe ich, ein Thema kurz und knapp darzustellen. Hilfreich ist für mich dabei, dass ich auch eine Email vor dem Versenden mindestens noch einmal durchlese und auf Inhalt und Schreibfehler prüfe, wie ich es bei einem Postbrief tue. Und ärgere ich mich über eine Mail, lege ich sie erst einmal zur Seite, und nehme mir dann genügend Zeit, sie in Ruhe und sachlich zu beantworten, statt sofort in die Tasten zu hauen und senden zu drücken.“

Checkliste

1.) Emails im Geschäftsleben unterliegen ebenfalls der Etikette. Eine korrekte Anrede, korrekte Rechtschreibung und korrekte Grußformel sind beim Emailschreiben ebenso wichtig und richtig, wie in einem postalischen Brief.

2.) Emails lassen sich schnell schreiben und beantworten. Sind dabei Emotionen im Spiel, wie Freude, Ärger, Zorn, lohnt es sich, eine Email erst einmal nur zu entwerfen, liegen zu lassen und später noch einmal in Ruhe durchzulesen. Meist merken wir selbst, dass wir uns im Ton vergriffen oder im Freudentaumel zu sehr übertrieben haben.

3.) Emails sollten wir nur zu bestimmten Zeiten und nur drei bis vier Mal am Tag lesen, anstatt sofort das Postfach zu öffnen, wenn eine Mail kommt und uns damit selbst aus der gerade anliegenden Arbeit herauszureißen.

4.) Manchmal ist es hilfreich, den Arbeitstag erst die anstehenden Arbeiten zu erfassen und den Tag zu strukturieren und dann erst das Email-Postfach zu öffnen. Vor allem, wenn wir dazu neigen, die in einer Email aufgeführten Aufgaben wichtiger zu nehmen, als die auf dem Schreibtisch liegenden.

Tipps zum Lesen

Schur, Wolfgang, Weick, Günter, E-Mails nerven: So bekommen Sie die Kontrolle zurück und arbeiten besser, schneller und sicherer

2010, Stark Verlagsgesellschaft, ISBN: 9783866684676